Письмо на изменение реквизитов образец

admin

Оглавление:

Образец письма о смене банковских реквизитов организации

Нередко организации принимают решение о смене обслуживающего банка. В таких случаях меняются платежные данные компании. Чтобы такие изменения не привели к коллапсу хозяйственной деятельности, нужно своевременно оповестить о них контрагентов. Разберемся, как это правильно сделать, а также рассмотрим образец письма о смене реквизитов организации.

Письмо о смене банковских реквизитов относится к юридически значимым сообщениям, определение которым дается в статье 165.1 ГК РФ . Однако унифицированной формы для этого типа деловой корреспонденции не существует. Поэтому составляются они в произвольной форме. Тем не менее, существуют выработанные на практике рекомендации по написанию таких деловых писем.

Кого необходимо оповещать о смене реквизитов

При заключении различных договоров с организациями и предпринимателями указываются платежные данные, по которым необходимо перечислять какие-либо средства. Если эти сведения изменяются, компания должна оповестить:

  • бизнес-партнеров;
  • поставщиков;
  • клиентов;
  • заказчиков;
  • других контрагентов.

При этом налоговую службу извещать не нужно, поскольку банковская организация сама передаст необходимые сведения в ведомство.

Образец информационного письма о смене банковских реквизитов

За подготовку уведомления отвечают уполномоченные сотрудники компании, как правило, работники юридического отдела. Несмотря на то что документ составляется в свободной форме, он обязательно должен содержать следующие сведения:

  • наименование, адрес, телефон компании отправителя;
  • наименование компании и уполномоченное лицо адресата;
  • дата и место составления документа;
  • текст, описывающий суть изменений и меры, которые рекомендуется предпринять в связи с ними;
  • дата, с которой перестают действовать старые сведения;
  • новые платежные данные;
  • дата подписания документа, ФИО, должность, подпись ответственного лица отправителя.

Документ может быть оформлен на стандартном листе А4 или фирмерменном бланке компании. Текст может быть написан от руки или напечатан, заверять печатью организации не обязательно. Образец письма об изменении банковских реквизитов организации представлен ниже.

Чтобы обезопасить компанию от возможных конфликтов с партнерами, лучше всего использовать заказное отправление с уведомлением, а также зафиксировать факт отправки в журнале исходящей корреспонденции.

Что будет, если не уведомить контрагентов

Если в кратчайшие сроки не оповестить контрагентов о смене платежных данных, они не смогут обеспечить своевременный перевод необходимых платежей. Более того, получатель переводов не сможет потребовать выплату неустойки и штрафов, поскольку вина за просрочку будет лежать на нем. Это значит, что обращение в суд по этому вопросу не приведет к его положительному решению.

Письмо об изменении реквизитов организации: образец

Реквизиты организации включают в себя сведения об адресе ее места нахождения, ОГРН, ИНН, КПП, данные о банковских счетах и иные аналогичные сведения. Такие данные обычно приводятся в договорах, заключаемых с контрагентами. Именно на основании указанных сведений хозяйственные партнеры компании отражают данные о стороне сделки в первичных и иных документах. Например, в платежных поручениях, счетах-фактурах, товарных накладных. И крайне важно обеспечивать актуальность данных сведений, т. е. своевременно информировать контрагентов об изменении каких-либо своих реквизитов. Ведь если, скажем, организация поменяла адрес, но не сообщила об этом своему поставщику, в выставленных им счетах-фактурах будут содержаться устаревшие сведения об адресе покупателя. А это станет препятствием для налогового вычета. Или, например, организация, зная нестабильное положение своего банка, решила открыть новый счет, но вовремя не заявила об изменениях своему покупателю. А он, в свою очередь, оплатил задолженность по договору в проблемный банк. И вины покупателя тут не будет, а задолженность перед поставщиком будет считаться погашенной. И не важно, что поставщик, к примеру, не сможет получить деньги со своего счета в банке-банкроте.

Своевременное информирование контрагентов об изменении своих реквизитов – дело особой важности. Неслучайно, в договорах часто предусматривается обязанность контрагента уведомлять в разумный срок противоположную сторону об изменении своих реквизитов.

Информационное письмо на изменение реквизитов: образец

Как правило, реквизиты организации содержатся в карточке клиента, которую компания направляет по запросу своим контрагентам. Соответственно, и при изменении реквизитов можно направить обновленный вариант такой карточки.

Но можно направить контрагентам и письмо-уведомление об изменении реквизитов. При необходимости факт направления такого письма можно подтвердить документально. К примеру, путем направления сведений заказным письмом с уведомлением о вручении или путем проставления отметки о получении при вручении письма лично.

Форму письма организация определяет самостоятельно. В нем указываются сведения, подлежащие изменению, а также дата, с которой такие изменения подлежат применению. Такое письмо может быть адресовано как конкретному контрагенту (тогда в шапке указывается его наименование), так и неопределенному числу лиц.

Приведем для информационного письма об изменении банковских реквизитов организации образец его заполнения.

Письмо о смене реквизитов

Упростите работу с документами!

Онлайн-сервис для автоматического заполнения документов
Узнать больше >>

  • Образцы доверенностей и коммерческих предложений
  • Автоматическое заполнение типовых форм документов
  • Печать документов с изображением подписи и печати
  • Фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
  • Выгрузка документов в форматах Excel, PDF, CSV
  • Отправление документов по email прямо из системы

Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Одни из самых важных элементов деловой переписки является письмо о смене реквизитов. Необходимость написания такого письма и массовой его рассылки появляется в том случае, если в учредительные документы предприятия были внесены изменения.

Обязательное условия для заключения договора с любой фирмой — это реквизиты предприятия. В связи с этим, при смене реквизитов просто необходимо проинформировать об этом всех контрагентов, кредиторов и иных партнеров. Причем эта обязанность прописана в законах России, и её неисполнение грозит множеством неприятностей. Письмо о смене реквизитов составляется в едином стиле имеет идентичный вид независимо от рода деятельности контрагентов. Письмо обязательно заверяется юридически.

Письмо о смене реквизитов содержит множество очень важной информации:

1. Название организации, куда высылается это письмо
2. Кому непосредственно отправляется это письмо (должность, фамилия, имя и отчество ответственного лица)
3. юридический и почтовый адреса 9сначала указывается старый, а затем новый)
4. непосредственно текст письма, ради чего и затевается вообще это все (если проще, то причина смены реквизитов компании — чаще всего, это новый адрес её)
5. также в письме должна быть обязательно указана дата составления самого письма, а также дата точная, когда еще будет выслано соглашение к договору, в котором были бы зарегистрированы новые реквизиты
6. Обязательно должна присутствовать подпись лица, который составил и выслал это письмо — про это ни в коем случае нельзя забывать, чтобы потом можно было спросить с того человека.

В тексте письма обязательно нужно указывать, что изменение реквизитов компании не отменяет и не изменяет права и обязанности обеих сторон, также нужно указать с какого числа старые реквизиты считаются утратившими силу.
Письмо о смене реквизитов пишется самостоятельно. Не существует какого-либо специального бланка или шаблона. Отправляется чаще всего такие персоналом как менеджеры бухгалтеры и подобные электронной почтой, поскольку это наиболее удобный способ. Чем раньше сменились реквизиты — тем раньше нужно об этом сообщить, дабы не навлекать на себя беды, ведь всем известно что налоговый кодекс РФ отличается жестокостью.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Образец письма о смене реквизитов организации

Зачем составлять письмо о смене реквизитов

По данным, указанным в контракте, заказчик перечисляет денежные средства за выполненные исполнителем обязательства, направляет корреспонденцию, проверяет действительность документов. При обнаружении нестыковок и отсутствии уведомления о нововведениях проблемы в первую очередь возникнут у поставщика. Дело в том, что, с юридической точки зрения, покупатель делает все правильно, а значит, не несет ответственности за неполучение конечным адресатом денег и бумаг.

Поэтому поставщик обязан в кратчайшие сроки сообщить заказчику о любых изменениях в своих данных путем направления соответствующего документа.

Что относится к реквизитам

Разберем, какие освновные данные нужно указать, составляя образец письма об изменении банковских реквизитов организации. Разделяют общие и банковские сведения. К первой группе сведений относятся:

  • наименование;
  • ИНН и КПП;
  • ОГРН;
  • место нахождения;
  • почтовый адрес;
  • сведения о руководителе.

Платежные данные представляют собой следующий перечень:

  • расчетный счет;
  • наименование банка;
  • БИК;
  • корреспондентский счет.

Образец письма об изменении банковских реквизитов

Как составить письмо

Унифицированной формы в законе № 44-ФЗ не установлено. Тем не менее, следует обратить внимание на ряд особенностей.

Образец информационного письма о смене банковских реквизитов организации желательно оформлять на бланке организации. В этом случае корреспонденция будет носить более официальный характер, в отличие от простого листа А4.

В самом бланке последовательно излагается следующее:

  1. Наименование получателя, Ф.И.О. и должность ответственного лица.
  2. Название документа.
  3. Город, в котором составлен документ, дата и исходящий номер (при наличии).
  4. Сообщение о новых данных.
  5. Дата, с которой изменения вступают в силу.
  6. Дополнительная информация.
  7. Подпись руководителя поставщика, печать (при наличии).

Форма письма для заполнения

Как составить уведомление

Вы можете скачать наш образец уведомления об изменении реквизитов банка по ссылкам ниже или разработать свой. Для этого укажите:

  • причину смены реквизитов. Например, что вы закрываете счет и открываете новый;
  • день, когда закрылся старый счет;
  • день, когда открыт новый счет;
  • дату, с которой нужно проводить платежи по актуальным сведениям;
  • сведения о новом счете (наименование банка, его БИК, номер р/сч и кор/сч в банке).

Подписать образец уведомления об изменении банковских реквизитов организации может руководитель компании или уполномоченное им лицо по доверенности.

Скачать бланк уведомления об изменении банковских реквизитов

Скачать заполненный образец уведомления о смене реквизитов

Как уведомить заказчика об изменениях

После того как исполнителю стало известно о дате начала действия новой информации, он составляет образец уведомления о смене банковских реквизитов организации.

Передать ее заказчику можно лично либо воспользоваться услугами почты. Для того чтобы оперативно поставить покупателя в известность, можно дополнительно отправить ему копию в электронном виде. Однако действительной будет считаться та форма документа, которая определена в госконтракте (например, письменная).

Получение сообщения на такой адрес свидетельствует о получении сообщения самим контрагентом, пока он не докажет обратное.

При направлении уведомления уточните, согласован ли в договоре исключительный адрес контрагента для отправки юридически значимых сообщений. В том числе это может быть адрес электронной почты. Если адрес согласован, то отправьте уведомление по нему. Исключение — если вам известно (должно быть известно), что он недостоверен (п. 64 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25).

Если в договоре такой адрес не закреплен, направьте уведомление по адресу, указанному:

  • в ЕГРЮЛ, если контрагент — юридическое лицо;
  • в ЕГРИП, если контрагент — индивидуальный предприниматель.

Если уведомление доставят по этому адресу, оно считается полученным, даже если лицо там не находится (п. 3 ст. 54, п. 3 ст. 23 ГК РФ).

При направлении дополнительного соглашения руководствуйтесь такими же правилами, как для направления уведомления. Однако если в договоре в качестве исключительного адреса для отправки юридически значимых сообщений согласован электронный адрес, вам все равно придется направить контрагенту курьером или почтой проект дополнительного соглашения, подписанный с вашей стороны. На электронную почту в этом случае рекомендуем отправить уведомление об изменении банковских реквизитов и указать, что вы подготовили, подписали и направили по адресу контрагента курьером (почтой) дополнительное соглашение к договору.

Когда можно обойтись без письма об изменении реквизитов

Еще на этапе подачи заявки для участия в государственных закупках потенциальный поставщик обязан указать общие и банковские сведения. Это необходимо для составления контракта после проведения торгов. Соответственно, если организация во время подготовки тендерного предложения находится в стадии изменения каких-либо из вышеуказанных данных, то в заявке ей стоит указать новые данные. Тем более что заказчику такая информация станет доступна только после вскрытия конвертов (открытия доступа к электронным документам), когда вносить правки уже будет невозможно. Следует помнить, что до окончания срока подачи конкурсных, аукционных заявок участник может отозвать предложение, внести коррективы и подать его заново.

В случае когда заявка уже подана, участник выиграл тендер и необходимость смены реквизитов возникла на этапе заключения контракта, вместо уведомления составляется протокол разногласий.

Письмо о смене банковских реквизитов организации: образец и рекомендации

Статьи по теме

Когда компания перестает пользоваться услугами прежнего банка и открывает счет в новом, она обязана предупредить контрагентов. Партнерам и клиентам компании направляют письмо о смене банковских реквизитов организации, образец такого письма скачивайте в приложении.

Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте со специализированным юридическим контентом. Для чтения статьи может потребоваться регистрация.

При заключении договора обе стороны сделки указывают сведения о себе, в частности, банковские данные. Это необходимо для безналичных взаиморасчетов с контрагентом. Также в договоре отмечают, в каком случае участник сделки должен направить уведомление об изменении банковских реквизитов. Так, при смене банка уведомление о смене реквизитов отсылают бизнес-партнерам и клиентам компании, а также в госорганы. Чтобы правильно составить документ, воспользуйтесь образцом письма о смене банковских реквизитов организации.

Письмо о смене банковских реквизитов направляют всем контрагентам компании

Уведомление о смене банковских реквизитов относится к юридически значимым сообщениям. В отношении этого документа действуют правила ст. 165.1 ГК РФ. Письмо об изменении банковских реквизитов направляют на адрес места нахождения исполнительного органа контрагента. При отправке необходимо сохранить доказательства того, что компания отослала уведомление. Если в компании ведут регистрацию исходящей корреспонденции, письмо нужно зарегистрировать в журнале.

Информационное письмо о смене банковских реквизитов направляют:

  • бизнес-партнерам компании,
  • клиентам,
  • поставщикам,
  • заказчикам,
  • иным контрагентам компании.

Компания в обязательном порядке извещает контрагентов о смене реквизитов. В частности, эту информацию нужно направить в госорганы, для которых она необходима. Однако налоговую об изменениях извещает банк, а не сама компания.

Срочное сообщение для юриста! В офис пришла полиция

Образец письма о смене реквизитов банка поможет правильно составить извещение

Подготовкой письма о смене реквизитов банка занимаются сотрудники, которые отвечают в компании за отправку юридически значимой корреспонденции. Обычно такие документы оформляет юридический отдел. Но такие обязанности могут доверить и делопроизводителям компании и т. п. Чтобы ничего не упустить, можно использовать образец, как написать письмо о смене банковских реквизитов.

Укажите обязательные данные в уведомлении об изменении банковских реквизитов

У письма о смене банковских реквизитов нет единой утвержденной формы. Документ составляют в свободной форме. Тем не менее, есть сведения, которые обязательно должны присутствовать в тексте (см. образец уведомления о смене банковских реквизитов):

Назовите адресата сообщения. Пишут не только наименование контрагента, но и ответственное лицо, перечисляют имя и должность. Обычно уведомление адресуют главе организации-контрагента. Но может быть и иное лицо, которому следует направить письмо. Такое лицо контрагент указывает в договоре или сообщает о нем специально.

  1. Отметьте дату и место составления документа.
  2. Укажите наименование своей организации.
  3. Сообщите, в чем состоят изменения и на основании какого документа их вносят. Поскольку данное письмо — об изменении банковских реквизитов, необходимо точно указать новые реквизиты. Поясните, что получатель письма должен сделать в связи с изменениями. Также укажите дату, с которой прежние реквизиты перестанут действовать.
  4. Отметьте дату подписания письма, укажите ответственное лицо, от имени которого отправляют письмо. В документе должна быть его подпись. Например, в образце уведомления о смене банковских реквизитов организации указали генерального директора компании-отправителя.

Уведомление контрагентов о смене банковских реквизитов — обязанность компании, экземпляр документа понадобится направить каждому контрагенту.